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Gmailでも定型文を使えば仕事も効率的になって時短が可能!

竹中文人
執筆者:
[最終更新日]2016/11/10

Gmail で定型文を使う方法

仕事でもプライベートでも Gmail を活用されている方は多いのではないでしょうか?私も仕事のメール管理やスマホのメールも Gmail を使用しています。

特に仕事でメールを作成する時は、ある程度決まった文章や雛形(テンプレート)を使用することがあると思います。そのような決まっている文章を、わざわざ一から入力するのはとても面倒ですし時間の無駄です。以前に、辞書ツールを活用すれば文章作成や入力が早くなるとご紹介したことがあります。

今回は Gmail で『定型文』を使う方法をご紹介したいと思います。

Gmail で『定型文』を使う方法

定型文の機能は Gmail の標準機能では搭載されていませんが、[Labs]から機能を有効にすることで使用ができるようになります。まずはパソコンで Gmail へアクセスをしてください。

画面右上にある歯車アイコンから設定をクリックします。
gmail-teikeibun-01

Labsタブを選択し、その中から[返信定型文]を探して[有効にする]を選択してください。
返信定型文を有効にする

定型文を作成・登録する

有効にできたら定型文を作成して登録します。まずは Gmail のメールの作成ボタンをクリックして新規メール作成の画面を開きます。

本文の部分に定型文として登録したい内容を入力してください。
定型文を作成する

入力が完了したら、メッセージ作成画面の右下にあるから[返信定型文][返信定型文を作成]を選択します。
返信定型文を作成・登録

その定型文の名前を付けてOKボタンをクリックしてください。※メッセージ作成時、件名に何も入力していない際にはここで付けた名前が件名として入力されるようになっています。
gmail-teikeibun-05

登録した定型文を使用するには?

では登録した定型文を使用してみましょう。メッセージ作成画面で先ほどと同じようにをクリックします。[返信定型文]から「挿入」の項目内にある定型文を選択しましょう。(ご自身で付けた定型文の名前が表示されているので、それをクリックします。)
定型文を使ってみる

削除や編集も[返信定型文]から簡単にできるようになっています。

いかがでしょうか? Gmail でもとても簡単に定型文を登録・使用できるようになりましたね。